Telefon-Knigge fürs Büro

Telefonieren gehört in jedem Büro zum Alltag. Trotzdem fühlen sich viele unwohl, wenn sie ein Telefonat führen müssen. Dabei scheint es doch um einiges leichter, eine E-Mail an den Ansprechpartner, Kunden oder Auftraggeber zu schreiben. Doch meist ist ein einfacher Anruf besser, um Sachverhalte schneller und besser darstellen zu können oder vertrauliche Dinge zu besprechen. Wie Sie dabei Missverständnisse vermeiden und welche Verhaltensregeln gelten, haben wir Ihnen hier zusammengestellt:


1. Vorbereitung

Das Wichtigste vor einem Telefonat ist eine gute Vorbereitung. Diese schafft nicht nur Sicherheit bei dem Gespräch mit einer anderen Person, sondern ist auch sehr nützlich. Es ist gut sich im Vornherein eine klare Struktur des Telefonats und auch Argumente festzulegen – spart nicht nur Zeit, sondern die andere Person ist sich sofort im Klaren, worum es eigentlich geht.


2. Richtiges Melden am Telefon

Beim Melden sollte darauf geachtet werden, sich mit seinem Vor- und Nachnamen vorzustellen, damit das Gegenüber sofort weiß, mit wem er/sie es zu tun hat. Es gilt dabei die einfache Formel:

1. Nennung des Firmennamens

2. Nennung des eigenen Namens

3. gegebenenfalls noch einen „Guten Tag“ wünschen


3. Nicht zu lange Klingeln lassen

Wenn Sie einen Anruf tätigen wollen, aber derjenige nicht abhebt, sollten Sie nach viermal Klingeln auflegen. Für andere Angestellte in dem Büro kann es sehr störend sein, wenn ein Telefon längere Zeit klingelt, weil niemand rangeht.

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4. Anrufbeantworter

Falls der Angerufene nicht an das Telefon gehen sollte und dafür der Anrufbeantworter anspringt, sollten Sie nicht einfach auflegen. In diesem Fall am Besten das Anliegen langsam und deutlich sprechen und den eigenen vollständigen Namen und Rückrufnummer nennen. Empfehlenswert ist auch, sich einen Anrufbeantworter einzurichten, wobei dieser im Büro natürlich seriös sein sollte.


5. Zeit und Geräusche

Bei Telefonaten ist es sehr wichtig, auf Hintergrundgeräusche zu achten. Damit man ungestört telefonieren kann, sollten die Geräusche nicht zu laut sein. Auch Tippen auf der Tastatur oder nebenbei Essen können vom Gespräch ablenken. Vermeiden Sie während des Anrufes deshalb Nebentätigkeiten und bleiben Sie mit Ihrer vollen Aufmerksamkeit bei dem Telefonat. Dies könnte sonst sehr respektlos wirken, außer natürlich es wird nach Informationen gefragt, die erst nachgeschaut werden müssen.
Bei unangekündigten Telefonaten sollte zuerst gefragt werden, ob die angerufene Person dafür Zeit hat. Auch gilt die Regel, dass nicht nach 21:30 Uhr am Abend oder vor 9:30 Uhr in der Früh angerufen werden sollte. Auch sollte die Mittagspause beachtet werden. In der Zeit von 12:00 Uhr und 14:00 Uhr sind viele für circa eine Stunde nicht an ihrem Arbeitsplatz erreichbar.

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6. Beim Telefonat selbst

Nichts ist wichtiger als eine deutliche Aussprache. Das Anliegen des Anrufs sollte immer klar und sachlich formuliert werden, damit alles verständlich ist und Wiederholungen vermieden werden können.
Auch Höflichkeitsformeln wie „Bitte“ und „Danke“ sollten natürlich dazu gehören. Dabei merkt das Gegenüber auch, wenn Sie lächeln. Durch eine wache und freundliche Stimme fühlen sich beide Parteien gleich viel wohler.
Reden Sie auch sprichwörtlich nicht „um den heißen Brei herum“. Die Zeit, die für das Telefonat aufgewandt wird, ist meist ziemlich wertvoll, gerade in stressigen Situationen. Deswegen sollte man auch schnell zur Sache kommen, aber auch zuhören und die andere Person ausreden lassen. Das Telefonat sollte kein Monolog, sondern ein Dialog beider Parteien sein. Bei Streitsituation sollten Sie auch immer die Ruhe bewahren und versuchen souverän eine Lösung für das Problem zu finden. Sprechen Sie dabei langsam und entspannt, damit die andere Person sich auch entspannen kann.
Auch ist es ratsam, sich Notizen während des Gespräches zu machen und sich die wichtigsten Sachen zu notieren.


7. Ende des Telefonats

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es ratsam, die wichtigsten Ergebnisse am Ende des Telefonats noch einmal zusammenzufassen. Optional kann nach dem Anruf auch eine E-Mail mit den Ergebnissen an den Gesprächspartner geschickt werden.


8. Rückruf

Wenn der Anruf zu einem zeitlich unpassenden Moment kam oder Sie auf Ansage des Anrufbeantworters einen Rückruf versprochen haben, sollten Sie dies auf jeden Fall einhalten. Es gilt als sehr unhöflich, sich nach so einem Versprechen nicht mehr zu melden.


Was zieh ich bloß an? Der absolut Hochzeitsknigge

Nach der Einladung

In Deutschland wird im Sommer fleißig geheiratet, und an vielen Samstagen stellen sich Gäste die Frage: Was zieh ich bloß an, wo sitze ich, wie muss ich mich verhalten?

Der Absolut Hochzeitsknigge beantwortet die wichtigsten Fragen:

Wie elegant muss ich mich kleiden?
Die Hochzeitsgäste richten sich nach Braut und Bräutigam. Auf keinen Fall sollte die Hochzeitsgesellschaft eleganter gekleidet sein als das Brautpaar.
Im Normalfall trägt der Herr Anzug mit Jackett und Krawatte, die Dame ein Kleid.
In manchen Fällen wird auch ein Dresscode auf der Einladung vermerkt, der unbedingt eingehalten werden sollte.

Darf ich auch ein kurzärmliges Hemd tragen? / Wie kurz darf mein Kleid sein?
Auch bei heißen Temperaturen sollte der Herr darauf achten, ein langärmliges Hemd zu tragen. Die Ärmel können aber nach oben gekrempelt werden, wenn der Bräutigam es bereits so vorgemacht hat.
Das Kleid sollte in der Länge nach dem Brautkleid richten, trägt die Braut kurz, sollte der weibliche Gast kein zu langes Dress wählen. Das Dekolletee sollte nicht zu viel zeigen, Eleganz hat Priorität.

Generell sollte das Jackett nicht abgenommen, die Krawatte nicht gelockert oder der Hemdkragen geöffnet werden, bevor es der Bräutigam tut.

Was muss farblich zusammenpassen?
Männer haben hier die schwieriger Aufgabe: Schuhe und Gürtel sollten farblich abgestimmt sein und die Krawatte im Idealfall den Farbton des Kleides der Begleitung enthalten.
Weibliche Gäste sollten also ihr Kleid frühzeitig definieren, denn nicht jeder Farbton findet sich in der Krawattensammlung wieder.

Ist eine Krawatte Pflicht?
Wer sich modisch kleiden will, sollte die Krawatte oder die Fliege aus dem Schrank holen. Wenn das Brautpaar weniger Wert auf Etikette legt, kann aber auch ein schönes Hemd ausreichen.

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Welche Farben sollte ich vermeiden?
Schwarz und Weiß/Cremefarben sind die No-Gos als Hochzeitsgast. Das einzige weiße Kleid sollte das der Braut sein, wenn sie eine andere Farbe trägt ist diese ebenso Tabu für die weiblichen Gäste.
Ein schwarzes Dress steht wie eine schwarze Krawatte für Trauer und sollte ebenfalls vermieden werden.

Dezentere Rottöne sind auch beim Kleid kein Problem, ein kräftiges rot kann allerdings zu aufdringlich wirken.

Wo sitze ich während der Kirche?
Familienmitglieder und enge Verwandtschaft des Brautpaares sitzen in den ersten Reihen, Bekannte und Freunde sollten erst dahinter Platz nehmen. Manchmal weisen auch Helfer die Plätze zu.

Muss ich bei Kirchenliedern mitsingen?
Niemand kann verlangen, dass Gebete, Lieder oder Bekenntnisse von jedem Mann beherrscht oder mitgesprochen werden. Eine singende Hochzeitsgesellschaft ist freundlicher und festlicher als eine schweigende, wer singen kann macht dem Brautpaar zweifellos eine Freude.
Kollektives Aufstehen, Setzen und Knien sind dennoch Pflicht für jeden, der physisch dazu in der Lage ist.

Wann gebe ich dem Brautpaar das Geschenk?
Auf den Feierlichkeiten nach der Trauung ist im Normalfall ein Geschenk-Tisch vorgesehen.
Ein paar persönliche Worte dazu sind gerne gesehen, der genaue Zeitpunkt sollte dem Brautpaar angepasst sein. Ist dieses gerade sehr beschäftigt, empfiehlt sich ein späterer Zeitpunkt.

Wie gratuliere ich korrekt?
Nach der Trauung darf dem Paar gratuliert werden. Dabei sollte man beachten, dass Familienmitglieder Vorrang haben. Wenn die Eltern von Braut und Bräutigam zugegen sind, sollte man auch diesen gratulieren, sich anschließend gegebenenfalls sogar noch kurz vorstellen.

Fallen euch noch mehr Tipps für den Hochzeitsgast ein?
Hat ihr schon Vorfälle erlebt die gar nicht gehen, oder unvergessliche Momente gefeiert?

Handy- Knigge – 5 Benimmregeln für’s Smartphone

In Deutschland nutzen knapp 50 Millionen Menschen ein Smartphone! Sie haben unser Leben grundlegend verändert, erleichtern unseren Alltag, helfen gegen Langeweile und sind sehr nützlich für die schnelle Kommunikation.
Dabei ist es aber auch wichtig bestimmte Benimmregeln im Umgang mit dem Smartphone zu beachten. Wenn Sie diese 5 Tipps beachten haben sie den Handy- Knigge-Test bestanden 😉


Phubbing

Mit diesem Begriff werden diejenigen beschrieben, die pausenlos an ihrem Handy kleben und ihre Mitmenschen gar nicht mehr beachten. „Phubbing“ setzt sich aus den beiden englischen Wörtern phone und snubbing zusammen und bedeutet frei übersetzt jemanden mit dem Handy „vor den Kopf stoßen.“ In Meetings, bei Veranstaltungen, aber auch im privaten Bereich nutzen immer mehr Menschen ständig ihr Handy. Im Gespräch mit jemandem oder während eines wichtigen Termins kann das pausenlose Twittern und Texten aber sehr unhöflich beim Gegenüber ankommen. Schalten Sie das Smartphone daher lieber auf stumm oder ganz aus und richten Sie ihre Konzentration lieber auf den echten Mitmenschen vor Ihnen.

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Der richtige Klingelton

Wichtig für einen guten Umgang mit dem Mobiltelefon ist auch die Auswahl eines angemessenen Klingeltons. Es gibt zahlreiche Melodien und Varianten von Handy-Tönen- jedoch sind einige von ihnen auch störend für das Umfeld. Nutzen Sie eine einfache und angenehme Melodie. Auch Ihnen persönlich geht der Klingelton dann nicht so schnell auf die Nerven.

 

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Namen nennen

Auch wenn heutzutage wohl viel mehr getippt statt telefoniert wird, ist es dennoch in vielen Fällen praktischer. Egal ob man mit Fremden spricht oder auch mit Freunden, sollte man bei einem Anruf seinen Namen beim Abheben nennen. Ein einfaches „Hallo“ oder „Ja“ kann auch zu Missverständnissen führen, wenn der Anrufer nicht weiß wer am Hörer ist.


Handy weg vom Tisch

Sie sind mit Freunden oder der Familie im Café oder genießen ein schönes Essen im Restaurant? Dann lassen Sie das Handy doch lieber in der Hand- oder Hosentasche. Viel schöner ist es doch sich persönlich zu unterhalten, statt ständig auf den kleinen Bildschirm zu starren.


Privatsphäre

Fotos mit dem Smartphone zu machen und in den sozialen Netzwerken zu teilen, ist mittlerweile bei vielen Gang und Gäbe. Es ist natürlich toll seine Erlebnisse mit nicht Anwesenden zu teilen. Allerdings sollte man andere vorher um Erlaubnis bitten wenn man sie auf einem Bild verlinken, markieren und veröffentlichen möchte. Respektieren Sie also die Privatsphäre anderer!

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Mit Material von staufenbiel.ch und karrierebibel.de