Telefon-Knigge fürs Büro

Telefonieren gehört in jedem Büro zum Alltag. Trotzdem fühlen sich viele unwohl, wenn sie ein Telefonat führen müssen. Dabei scheint es doch um einiges leichter, eine E-Mail an den Ansprechpartner, Kunden oder Auftraggeber zu schreiben. Doch meist ist ein einfacher Anruf besser, um Sachverhalte schneller und besser darstellen zu können oder vertrauliche Dinge zu besprechen. Wie Sie dabei Missverständnisse vermeiden und welche Verhaltensregeln gelten, haben wir Ihnen hier zusammengestellt:


1. Vorbereitung

Das Wichtigste vor einem Telefonat ist eine gute Vorbereitung. Diese schafft nicht nur Sicherheit bei dem Gespräch mit einer anderen Person, sondern ist auch sehr nützlich. Es ist gut sich im Vornherein eine klare Struktur des Telefonats und auch Argumente festzulegen – spart nicht nur Zeit, sondern die andere Person ist sich sofort im Klaren, worum es eigentlich geht.


2. Richtiges Melden am Telefon

Beim Melden sollte darauf geachtet werden, sich mit seinem Vor- und Nachnamen vorzustellen, damit das Gegenüber sofort weiß, mit wem er/sie es zu tun hat. Es gilt dabei die einfache Formel:

1. Nennung des Firmennamens

2. Nennung des eigenen Namens

3. gegebenenfalls noch einen „Guten Tag“ wünschen


3. Nicht zu lange Klingeln lassen

Wenn Sie einen Anruf tätigen wollen, aber derjenige nicht abhebt, sollten Sie nach viermal Klingeln auflegen. Für andere Angestellte in dem Büro kann es sehr störend sein, wenn ein Telefon längere Zeit klingelt, weil niemand rangeht.


4. Anrufbeantworter

Falls der Angerufene nicht an das Telefon gehen sollte und dafür der Anrufbeantworter anspringt, sollten Sie nicht einfach auflegen. In diesem Fall am Besten das Anliegen langsam und deutlich sprechen und den eigenen vollständigen Namen und Rückrufnummer nennen. Empfehlenswert ist auch, sich einen Anrufbeantworter einzurichten, wobei dieser im Büro natürlich seriös sein sollte.


5. Zeit und Geräusche

Bei Telefonaten ist es sehr wichtig, auf Hintergrundgeräusche zu achten. Damit man ungestört telefonieren kann, sollten die Geräusche nicht zu laut sein. Auch Tippen auf der Tastatur oder nebenbei Essen können vom Gespräch ablenken. Vermeiden Sie während des Anrufes deshalb Nebentätigkeiten und bleiben Sie mit Ihrer vollen Aufmerksamkeit bei dem Telefonat. Dies könnte sonst sehr respektlos wirken, außer natürlich es wird nach Informationen gefragt, die erst nachgeschaut werden müssen.
Bei unangekündigten Telefonaten sollte zuerst gefragt werden, ob die angerufene Person dafür Zeit hat. Auch gilt die Regel, dass nicht nach 21:30 Uhr am Abend oder vor 9:30 Uhr in der Früh angerufen werden sollte. Auch sollte die Mittagspause beachtet werden. In der Zeit von 12:00 Uhr und 14:00 Uhr sind viele für circa eine Stunde nicht an ihrem Arbeitsplatz erreichbar.


6. Beim Telefonat selbst

Nichts ist wichtiger als eine deutliche Aussprache. Das Anliegen des Anrufs sollte immer klar und sachlich formuliert werden, damit alles verständlich ist und Wiederholungen vermieden werden können.
Auch Höflichkeitsformeln wie „Bitte“ und „Danke“ sollten natürlich dazu gehören. Dabei merkt das Gegenüber auch, wenn Sie lächeln. Durch eine wache und freundliche Stimme fühlen sich beide Parteien gleich viel wohler.
Reden Sie auch sprichwörtlich nicht „um den heißen Brei herum“. Die Zeit, die für das Telefonat aufgewandt wird, ist meist ziemlich wertvoll, gerade in stressigen Situationen. Deswegen sollte man auch schnell zur Sache kommen, aber auch zuhören und die andere Person ausreden lassen. Das Telefonat sollte kein Monolog, sondern ein Dialog beider Parteien sein. Bei Streitsituation sollten Sie auch immer die Ruhe bewahren und versuchen souverän eine Lösung für das Problem zu finden. Sprechen Sie dabei langsam und entspannt, damit die andere Person sich auch entspannen kann.
Auch ist es ratsam, sich Notizen während des Gespräches zu machen und sich die wichtigsten Sachen zu notieren.


7. Ende des Telefonats

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es ratsam, die wichtigsten Ergebnisse am Ende des Telefonats noch einmal zusammenzufassen. Optional kann nach dem Anruf auch eine E-Mail mit den Ergebnissen an den Gesprächspartner geschickt werden.


8. Rückruf

Wenn der Anruf zu einem zeitlich unpassenden Moment kam oder Sie auf Ansage des Anrufbeantworters einen Rückruf versprochen haben, sollten Sie dies auf jeden Fall einhalten. Es gilt als sehr unhöflich, sich nach so einem Versprechen nicht mehr zu melden.


4 Tipps für einen relaxteren Alltag im Büro!

Manchmal weiß man nicht, wie man mit seinen Kolleginnen und Kollegen umgehen soll. Und da man im Laufe der Zeit viel mit Arbeitskollegen zu tun hat, lohnt es sich, zu schauen, wie man das Verhältnis zu diesen Leuten verbessern kann. Wir haben hier für Sie einige Tipps zusammengesammelt, mit denen man mit kleinen Sachen großes bewirken kann!

4. Lob verteilen und annehmen

Kleine Nettigkeiten sind doch was schönes, oder? Ein ehrlich gemeintes Lob ist so eine dieser Nettigkeiten, die wir wahrscheinlich zu selten benutzen. Hin und wieder die Kollegen loben schadet jedenfalls nicht, auch wenn es nur Kleinigkeiten sind, die Sie positiv sehen. Übrigens ist Lob annehmen fast genauso wichtig wie welches zu verteilen: auch wenn Sie denken, dass Sie dies und jenes besser hätten machen können, ist ein kurzes „Danke“ Gold wert. Denn so fühlt sich die Person nicht verunsichert, weil sie angeblich ein „falsches“ Lob verteilt hat. Und aufrichtig gelobt zu werden fühlt sich immer gut an.

3. Smalltalk

Auch wenn es manchmal nicht wichtig erscheint, mit Kollegen über das Wetter zu reden – es hat seine Vorteile. Zum einen erfahren Sie etwas über die Stimmung Ihres Gegenübers und lernen so, ihn besser einzuschätzen. Man kann damit auch die Situation vor oder während des Meetings auflockern, und das gelingt noch leichter, wenn man vorher schon mal mit den Kollegen gesprochen hat. Einfache Themen wie die Temperatur im Büro und offene oder W-Fragen reichen dabei schon aus, Sie müssen natürlich nicht Ihr ganzes Herz ausschütten.

2. Gemeinsame Aktivitäten vorschlagen

Wenn es darum geht, die Kollegen besser kennenzulernen, klappt das selten. Vor allem, wenn alle nur vor ihren PCs sitzen und arbeiten. Und bei Aktivitäten, die weniger zwanghaft sind, klappt das eher. Das muss dann auch nicht gleich ein Tag im Kletterpark sein, ein gemeinsames Frühstück pro Monat vorzuschlagen reicht da schon aus. Dort können sich Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen über alles Mögliche austauschen. Eine andere Möglichkeit ist, Betriebssport einzuführen, um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Vereine und andere Sportangebote kooperieren da gerne.

1. Aktives Zuhören

Neben dem richtigen Kommunizieren ist das Zuhören mindestens genauso, wenn nicht noch wichtiger. Da geht es darum, nicht nur das „Gelaber“ des Anderen zu ertragen, sondern aktiv darauf einzugehen und nachzufragen. So fühlen sich die Kollegen ernst genommen und verstanden. Nachfragen zeigt übrigens auch, dass Sie sich aktiv für das Thema des Kollegen interessieren. Auch hilft es, wenn man Augenkontakt hält und während des Gesprächs nicht einfach weiterarbeitet. Ein positives Beispiel für aktives Zuhören sehen Sie hier:


5 Tipps für einen entspannteren Arbeitstag

Arbeit ist das halbe Leben: Als Vollzeit-Arbeitnehmer in Deutschland arbeiten Sie durchschnittlich 45 Stunden pro Woche. Umso wichtiger, dass Sie sich dabei gut fühlen.

Mit diesen 5 einfachen Tipps wird Ihr Arbeitstag entspannter.

1 – Machen Sie es sich bequem

Nackenschmerzen und Migräne sind vorprogrammiert, wenn Sie in der falschen Position am Schreibtisch sitzen.

Ihr Stuhl sollte so eingestellt sein, dass er Ihren Rücken stützt und Sie ihre Beine im 90 Grad Winkel auf dem Boden aufstellen können. Ihre Unterarme sollten dann locker auf dem Tisch aufliegen und Ihr PC sollte mindestens eine Armlänge entfernt von Ihnen stehen.

2 – Machen Sie sich locker

Nutzen Sie jede Gelegenheit, sich zu bewegen. Nehmen Sie öfter mal die Treppe, führen Sie längere Telefonate im Stehen und gehen Sie in der Mittagspause raus an die frische Luft.

3 – Machen Sie es sich schön

Auch wenn Ihr Arbeitgeber keinen Wert auf Dekoration oder Zimmerpflanzen legt: machen Sie es sich an ihrem Schreibtisch so schön wie möglich. Fotos von den Liebsten oder ein paar Blumen steigern das Wohlbefinden.

4 – Machen Sie sich Freunde

Die meisten Berufstätigen sehen ihre Kollegen öfter als den Großteil ihrer Familie, nämlich täglich. Umso wichtiger, dass man sich mit seinen Kollegen versteht.

Machen Sie gemeinsam Mittagspause, führen Sie während der Arbeit Smalltalk und verabreden Sie sich auch mal nach Feierabend. So kann aus einem beruflichen Verhältnis schnell Freundschaft werden.

5 – Machen Sie Feierabend

Manchmal müssen Überstunden sein – wenn es die Arbeit und Ihr Gleitzeitkonto aber erlauben, sollten Sie guten Gewissens auch mal früher Schluss machen und Ihre Freizeit genießen.

Gehen Sie Ihren Hobbies nach, treffen Sie Freunde oder entspannen Sie zu Hause. Nur wer seine Batterien regelmäßig auflädt, kann am Arbeitsplatz die volle Leistung bringen.

 

Meeting im Bällebad, unbegrenzt Urlaub: Das sind die coolsten Arbeitgeber der Welt

Kostenloser Kaffee, bezahlte Mittagspause, 30 Urlaubstage – was für den durchschnittlichen deutschen Arbeitnehmer fast schon Luxus ist, würde so manch anderer Firmenchef nur müde belächeln. Denn, um seine Angestellten zu motivieren, ist weit mehr möglich.

Wir haben die fünf mit Abstand coolsten Arbeitgeber der Welt für Sie zusammengefasst.

Platz 5: Freizeitparadies Büro

Verstaubte Schreibtische waren gestern: der Mobilfunkanbieter DTAC vertritt die Philosophie, dass ein Mitarbeiter, dem es an Nichts fehlt, viel leistungsfähiger ist.

Deswegen gibt es im Firmensitz in Bangkok unter anderem eine Tartanbahn quer durch die Abteilungen, einen Bandraum, ein Restaurant, einen Aerobicraum und und und.

Platz 4: Gleiches Geld für Alle

Ein gut bezahlter Mitarbeiter ist ein zufriedener Mitarbeiter.

Bei der Kreditkartenfirma Gravity Payments in Seattle verdient deshalb jeder der 120 Angestellten mindestens 70.000 Dollar im Jahr. Vom Hausmeister bis zum Abteilungsleiter.

Um das zu ermöglichen, verzichtet der Geschäftsführer persönlich auf ganze 90 Prozent seines Gehalts. Respekt!

Platz 3: Meeting im Bällebad

Die Seele baumeln lassen … zwischen 80.000 Plastikkugeln.  In den Räumen der Designagentur Pearlfisher in New York gibt es tatsächlich ein riesiges Bällebad.

Gestresste Mitarbeiter können dort jederzeit abtauchen, aber auch Meetings finden im Bällebad statt. „Spielen fördert die Kreativität“, sagt das Management. Und Kreativität ist nunmal das A und O einer Designagentur.

Platz 2: Unbegrenzt Urlaub

Urlaub nehmen egal wann, wie lang und wie oft. Geht nicht? Und ob!

Der Konzernchef der Virgin Group, zu der unter anderem die Virgin Records gehören, lässt seine Mitarbeiter so oft und so lang frei nehmen, wie sie wollen – vorausgesetzt die Arbeit ist getan.

Platz 1: Bezahltes Ausschlafen

Absolut Relax. Könnte auch der Slogan von Aetna, einem der größten Krankenversicherer der USA sein.

Dem Konzernchef ist die Gesundheit seiner Mitarbeiter so wichtig, dass er regelmäßige Yoga– und Meditationskurse verordnet UND: er bezahlt sie für gesunden Schlaf. Wer 20 Nächte an Stück mindestens 7 Stunden schläft, kann bis zu 500 Dollar Prämie kassieren.

Klingt im wahrsten Sinne nach Traumjob 😉

Ausschlafen

Sleep von Kate Brady auf flickr (CC BY-SA 2.0)

10 Aprilscherze für’s Büro

Sie wollen ihre Kollegen mit wenig Aufwand in den April schicken? Wir haben die 10 besten Büro-Streiche für Sie zusammengestellt.

 

 

 

 

 

1. Kleben Sie die optische Computermaus unten mit einem Tesastreifen zu. Bei älteren Modellen können Sie einfach die Mauskugel ausbauen.

2. Schließen die Kabel von Mäusen und Tastaturen ihrer Kollegen an andere PCs an.

3. Ändern Sie die Zeigergeschwindigkeit der Maus (bei Windows 7: Hardware und Sound -> Geräte und Drucker -> Maus -> Mauseinstellungen). Am besten manipulieren Sie auch die Doppelklick-Geschwindigkeit und stellen die Rechtshänder-Tasten auf links um.

4. Belohnen Sie jeden, der etwas in ihrem Sinne sagt, mit einem Leckerli: „Find ich gut. Ein Schokobon?“ Ihre Kollegen werden sich wundern, warum ihnen immer wieder Süßes anboten wird.

5. „Herr Behr bittet dringend um Rückruf in der Sache XYZ!“ Notieren Sie diesen Satz und die Telefonnummer eines Tierparks auf einem Zettel. Die dortigen Mitarbeiter kennen diesen Brauch meistens schon.

 

 

6. Stellen Sie sich in der Mittagspause beim Bäcker in die Schlange und achten Sie darauf, was die Person vor Ihnen bestellt. Dann fragen Sie: „Lieben Sie das auch? Oh mein Gott! Wollen Sie mein Freund sein?“

7. Noch ein Scherz für die Mittagspause: Vertauschen Sie Salz und Zucker in der Cafeteria. Der Klassiker.

8. Ernennen Sie eine ganz besondere Person (z.B. einen Prominenten oder einen Serienstar) zum Mitarbeiter des Monats.

9. Legen Sie eine leere Textdatei mit hundert Seiten an. Drucken Sie diese Datei auf dem Gerät, das beim Chef oder bei der Sekretärin im Büro steht, aus. Der Drucker spuckt dann grundlos weiße Seiten aus.

10. Machen Sie einen Screenshot von dem Desktop eines Kollegen. Diesen Screenshot richten Sie anschließend als neues Hintergrundbild ein und verschieben alle Icons in den Papierkorb.

 

Spezial-Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Scherze nicht unter die Gürtellinie gehen. Wenn die Kollegen mitlachen, ist der Scherz am besten 🙂